معرفی آفیس آنلاین و هرآنچه که باید در مورد آن بدانید

آفیس را باید یکی از پرکاربردترین نرم افزارهایی دانست که توسط مایکروسافت ساخته و توسعه داده شده است. افراد و مجموعه‌های مختلف از این برنامه برای انجام کارهای متفاوت استفاده می‌کنند. یکی از نسخه‌های آفیس، نوع آنلاین است که به تازگی معرفی و عرضه شده است. آفیس آنلاین توانسته نظر بسیاری از کاربران را به خود جلب کند و در مدت کوتاهی طرفداران بسیاری پیدا کند.

اما سؤالی که در ذهن اغلب افراد وجود دارد این است که این نسخه تحت وب چه اندازه کاربردی است و آیا می‌تواند همانند نسخه‌های آفلاین نیازهای افراد را برطرف کند؟ با مطالعه این مطلب از بلاگ بنیان سافت که به معرفی آفیس آنلاین اختصاص دارد، می‌توانید با این برنامه جذاب بیشتر آشنا شوید. تا انتها با ما همراه باشید تا پاسخ بسیاری از سؤالات خود را در خصوص آفیس آنلاین به دست آورید.

آفیس آنلاین چیست؟

اولین قدمی که باید برای معرفی آفیس آنلاین برداریم، بیان توضیحاتی ابتدایی در خصوص آن است. باید بدانید که مایکروسافت به جهت گسترش خدمات ابری و آنلاین خود اقدام به ساخت و توسعه آفیس آنلاین (Microsoft Office Web Apps) کرده است. این برنامه که کاربران می‌توانند روی مرورگر به آن دسترسی داشته باشند، سبب شده تا افراد بدون در نظر گرفتن مسافت بتوانند به صورت مشترک روی سندهای متفاوت کار کنند.

همین نکته را باید یکی از مهم ترین دلایل استقبال افراد از این نوع آفیس دانست. در آفیس آنلاین به نرم افزارهای کاربردی و مهم مجموعه آفیس، یعنی ورد (Word)، اکسل (Excel) و پاورپوینت (PowerPoint) دسترسی خواهید داشت.

آفیس آنلاین رایگان

یکی از نکاتی که در معرفی آفیس آنلاین باید به آن اشاره کرد، رایگان بودن استفاده از این برنامه است. برای استفاده از آفیس آنلاین دیگر شما نیازی به خرید لایسنس‌ آفیس ندارید. این در حالی است که در صورتی که قصد داشت باشید از نسخه‌های دیگر آفیس استفاده کنید، باید لایسنس مناسب آن را تهیه کنید.

افراد با خرید آفیس 2021، خرید آفیس 2019 و خرید آفیس 365، می‌توانستند به این نسخه‌ها دسترسی داشته باشند، اما اکنون و با استفاده از آفیس آنلاین تنها به یک اکانت و حساب مایکروسافت نیاز دارید.

اگر قبلاً به ساخت این حساب اقدام کرده اید که در صفحه ورود باید اطلاعات آن را وارد کنید و اگر این کار را تا کنون انجام نداده اید، باید یک حساب مایکروسافت برای خود بسازید. مجدداً ذکر می‌کنیم که ساخت حساب مایکروسافت و استفاده از آفیس آنلاین رایگان است.

شاید اکنون یک سؤال در ذهن برخی افراد به وجود بیاید و آن این است که اگر استفاده از این آفیس رایگان است، چرا باید اقدام به خرید لایسنس آفیس کنیم؟ باید بگوییم که اگرچه استفاده از این برنامه رایگان و راحت است، اما شما در آن به تمام ابزارها و امکانات موجود در نسخه نصبی دسترسی ندارید.

برنامه ورد آنلاین

یکی از برنامه‌های پرکاربرد در مجموعه آفیس، ورد است. افراد به این برنامه در آفیس آنلاین دسترسی دارند و می‌توانند از امکانات پایه و اصلی آن به راحتی استفاده کنند. اما باید بدانید که این برنامه در آفیس آنلاین با محدودیت‌هایی همراه است. در هنگام استفاده از این نسخه نمی‌توانید به برخی از ابزارهای پیشرفته ورد دسترسی داشته باشید و همچنین امکان کار روی فایل‌های حجیم وجود ندارد.

باید بدانید که فایل‌هایی که در ورد نسخه آنلاین آفیس ایجاد می‌کنیم با نام (File) در کنار یک عدد ذخیره می‌شوند. یعنی (File 1)، (File 2) و همین طور با ایجاد فایل جدید به این اعداد اضافه خواهد شد. شما برای تغییر نام باید روی گزینه (File Name) که در بالای صفحه وجود دارد، کلیک کنید تا بتوانید نام مد نظر خود را روی فایل بگذارید. پس از آن با استفاده از گزینه (Save AS) فایل را روی وان درایو خود ذخیره کنید.

اکسل آنلاین

نرم افزار اکسل یکی دیگر از نرم افزارهایی است که کاربردهای بسیاری دارد و افراد زیادی از آن استفاده می‌کنند. ظاهر این برنامه در آفیس آنلاین بسیار شبیه نسخه نرم افزاری آن است که افراد با آن آشنا هستند. اما باید بدانید با توجه به نکاتی که در معرفی آفیس آنلاین بیان کردیم، برنامه‌های این نسخه از آفیس تمام امکانات را در خود جای نداده اند.

پس باید بگوییم که در اکسل آنلاین به ویژگی‌ها و ابزارهای اصلی و کاربردی دسترسی دارید اما خبری از ابزارهای پیشرفته و خاص نیست. البته این نسخه از آفیس تنها فایل‌های اکسلی را که زیر 50 مگابایت حجم داشته باشند، باز می‌کند.

پاورپوینت آنلاین

پاورپوینت آنلاین یکی دیگر از برنامه‌های آفیس است که باید در معرفی آفیس آنلاین به آن اشاره کرد، زیرا در این نسخه به آن نیز دسترسی دارید. البته باید بدانید که پاورپوینت هم مانند ورد و اکسل در این نسخه بسیار محدود شده است و نمی‌توان توسط آن فایل‌های پاورپوینت سنگین و حجیم را ایجاد یا باز کرد. اما باز هم می‌تواند برای ساخت فایل‌های سبک توسط افراد مختلف به راحتی مورد استفاده قرار گیرد. اگر به دنبال آموزش راحت پاورپوینت نیز هستید، مقاله آموزش پاورپوینت با موبایل را نیز مطالعه کنید.

نکاتی در خصوص آفیس آنلاین

در هنگام استفاده از آفیس آنلاین توجه به برخی موارد می‌تواند باعث شود که شما با این برنامه بهتر کار کنید و در زمان کار با برخی مشکلات مواجه نشوید. این نکات عبارتند از:

• اولین نکته ای که باید در این قسمت معرفی آفیس آنلاین به آن توجه شود، این است که در نسخه نهایی کار علاوه بر این که یک نسخه در فضای ابری یا به عبارت بهتر وان درایو ذخیره می‌شود، شما می‌توانید یک نسخه دیگر را نیز روی کامپیوتر خود ذخیره کنید. برای این کار باید از گزینه (Download As) استفاده کنید. در زمان خروجی گرفتن از کار می‌توانید از پسوندهای مختلفی مانند پسوند اصلی نرم افزار مد نظر، پی دی اف، اسکریپت باز و حتی عکس (JPEG) استفاده کنید تا فایل با توجه به نیاز شما ذخیره شود.
• نکته دیگری که باید به آن توجه داشته باشید این است که حساب کاربری مایکروسافت به شما 5 گیگابایت فضا به صورت رایگان می‌دهد. در صورتی که به فضایی بیش از این میزان نیاز دارید، باید با پرداخت هزینه آن را خریداری کنید. هزینه خرید 100 گیگابایت فضا روی وان درایو معادل 1.99 دلار در ماه است.

جمع بندی

• معرفی آفیس آنلاین توسط مایکروسافت باعث به وجود آمدن برخی سؤالات در ذهن افراد شده است. از این سری سؤالات می‌توان به مواردی مانند نوع کاربرد، نرم افزارهایی که در آفیس آنلاین به آن دسترسی داریم و امکانات موجود در این برنامه‌ اشاره کرد.
• باید بدانید که در آفیس آنلاین می‌توانید به برنامه‌های مختلف موجود در نرم افزار آفیس مانند ورد، پاورپوینت، اکسل و اوت لوک دسترسی داشته باشید.
• استفاده از آفیس آنلاین کاملاً رایگان است و تنها باید یک حساب کاربری مایکروسافت داشته باشید.
• توجه داشته باشید که میزان فضای رایگانی که روی وان درایو به افراد تعلق می‌گیرد، 5 گیگابایت است و برای دسترسی به حافظه بیشتر باید هزینه آن را پرداخت کنید.آفیس